درود بر شما و وقت بخیر. در این مطلب قصد داریم آموزش ساخت ایمیل در هاست و تنظیم آن روی Outlook را بهصورت کامل در اختیار شما قرار دهیم. با این روش میتوانید یک ایمیل اختصاصی با دامنه سایت خود ایجاد کنید. برای مثال، اگر دامنه سایت شما example.com باشد، میتوانید ایمیلهایی مانند info@example.com یا هر نام کاربری دلخواه دیگری را برای ارتباط حرفهایتر بسازید.
در این مقاله چی قراره یاد بگیریم؟
چرا باید ایمیلی را برروی هاست بسازیم؟
آموزش ساخت ایمیل در هاست و تنظیم آن روی Outlook مزایای متعددی دارد. در ابتدا بهتر است دلایل و اهمیت ساخت ایمیل اختصاصی بر روی هاست را بررسی کنیم تا با کاربرد و ارزش آن بیشتر آشنا شوید.
- اعتبار حرفهای برای کسبوکار: استفاده از ایمیل اختصاصی روی دامنه سایت، جلوهای رسمیتر و معتبرتر نسبت به ایمیلهایی با دامنههای عمومی مانند Gmail یا Yahoo ایجاد میکند و اعتماد مخاطبان را افزایش میدهد.
- یکپارچگی با وبسایت: از آنجایی که ایمیل روی همان دامنه سایت ساخته میشود، هماهنگی و انسجام بیشتری بین وبسایت و راههای ارتباطی شما به وجود میآید و برندینگ حرفهایتری شکل میگیرد.
- مدیریت مرکزی ایمیلها: در یک فروشگاه یا شرکت، میتوان چندین ایمیل مختلف برای بخشهای گوناگون تعریف کرد؛ مانند
supportبرای پشتیبانی یاsalesبرای فروش. تمامی این ایمیلها تحت مدیریت واحد سایت بوده و روی هاست ذخیره و کنترل میشوند.
حالا میرویم سراغ دلایل وصل کردن ایمیل برروی outlook و فواید آن:
- دسترسی راحتتر به ایمیلها: اتصال ایمیل هاست به Outlook باعث میشود مدیریت ایمیلهای دریافتی سادهتر شود و برای بررسی پیامها نیازی به ورود مداوم به پنل هاست نداشته باشید.
- مدیریت چند ایمیل بهصورت همزمان: این امکان وجود دارد که ایمیلهای شرکتی، Gmail و حتی Yahoo را در یک حساب Outlook متصل کرده و همه آنها را از یک محیط واحد مدیریت کنید.
- امکانات پیشرفتهتر: قابلیتهایی مانند دستهبندی ایمیلها، ساخت پوشههای مختلف، تنظیم امضا، فیلتر کردن پیامها، ارسال پاسخ خودکار (Autoresponder) و سایر امکانات مدیریتی در Outlook بسیار کاملتر و کاربردیتر از Webmail هاست ارائه میشوند.
- امکان استفاده آفلاین: ایمیلهایی که یکبار دانلود شدهاند، حتی در صورت قطع اینترنت نیز در دسترس خواهند بود. میتوانید به پیامها بهصورت آفلاین پاسخ دهید و پس از اتصال مجدد به اینترنت، پاسخها ارسال میشوند.
- امنیت و پشتیبانگیری بهتر: با اتصال ایمیل به Outlook، پیامها علاوه بر ذخیره روی هاست، روی سیستم شما نیز نگهداری میشوند که این موضوع امنیت بیشتر و امکان پشتیبانگیری مطمئنتری را فراهم میکند.
ساخت ایمیل برروی هاست
برای ساخت ایمیل در هاست و تنظیم آن روی outlook ابتدا باید وارد کنترل پنل هاست خود شوید.
پس از ورود یوزرنیم و پسورد, روی گزینه “log in” کلیک کنید. سپس در کنترل پنل هاست خود, برروی گزینه “Email Accounts” کلیک کنید.
در مرحله بعد در صفحه مقابل شما ایمیلهای ساخته شده در هاست خود را میبینید. در این قسمت برای ساخت ایمیل جدید برروی گزینه “create” کلیک کنید.
در صفحه ای که مقابل شما باز میشود, اطلاعات یوزنیم و پسورد ایمیل خود را باید وارد کنید. توضیحات گزینههای این صفحه به شرح زیر است:
گزینه ۱: نام کاربری (Username)
در این بخش باید نام کاربری ایمیل را وارد کنید. میتوانید از عبارات رایجی مانند info، support، sales و موارد مشابه استفاده کنید.
گزینه ۲: رمز عبور (Password)
در این قسمت رمز عبور ایمیل را تعیین میکنید. با استفاده از گزینه «Generate» میتوانید یک رمز عبور قوی و تصادفی بسازید. توجه داشته باشید که حتماً رمز ایجادشده را بلافاصله در جایی امن ذخیره کنید.
گزینه ۳: باقی ماندن در همین صفحه
در صورت فعال بودن این گزینه، پس از کلیک روی دکمه «Create»، در همان صفحه باقی میمانید و به مرحله بعد منتقل نخواهید شد.
در این قسمت گزینههای دیگری نیز وجود دارد که توضیحات آن ها را میدهیم.
۱. Show / Hide Help
با کلیک روی این گزینه، توضیحات راهنما مربوط به بخش نام کاربری و رمز عبور نمایش داده میشود. پس از فعال کردن این گزینه، یک توضیح کوتاه در پایین قسمت یوزرنیم ظاهر میشود که به شما در وارد کردن اطلاعات صحیح کمک میکند.
۲. Missing a domain
با کلیک روی این گزینه، بخش مربوطه فعال میشود. در این قسمت و با استفاده از گزینه «Manage Domains» میتوانید دامنههای متصل به هاست خود را مدیریت کنید. این بخش بیشتر برای افرادی کاربرد دارد که روی یک هاست، چند دامنه مختلف دارند و میخواهند دامنه مورد نظر خود را انتخاب کرده و ایمیل مربوط به آن دامنه را ایجاد کنند.
۳. Send login link to alternate email address
در صورت فعالسازی این گزینه، یک لینک مربوط به ساخت و ورود به ایمیل برای یک آدرس ایمیل جایگزین ارسال میشود. معمولاً استفاده از این قابلیت رایج نیست و در شرایط خاص مورد استفاده قرار میگیرد.
۴. About This Interface
با کلیک روی این گزینه، به وبسایت پنل هاست متصل میشوید و یک فایل مستند (Document) شامل توضیحات کامل تمام بخشهای این صفحه در اختیار شما قرار میگیرد. تفاوت این قسمت با گزینه «Show / Hide Help» در میزان و سطح توضیحات است؛ به این معنا که این بخش راهنمای جامع همه گزینهها را ارائه میدهد، در حالی که گزینه Show / Hide Help فقط توضیحات محدودی درباره بخش نام کاربری نمایش میدهد.
۵. Optional Settings
این بخش مربوط به تنظیمات اختیاری ایمیل است. با کلیک روی گزینه «Edit Settings»، صفحهای جدید برای شما باز میشود که در آن میتوانید تنظیمات تکمیلی ایمیل را انجام دهید. در ادامه، گزینهها و تنظیمات این بخش بهصورت کامل توضیح داده میشود.
گزینه ۱: تعیین فضای ذخیرهسازی ایمیل
در این بخش میتوانید میزان فضای اختصاصیافته به ایمیل را مشخص کنید. برای مثال، وارد کردن عدد ۱۰۲۴ به این معناست که این ایمیل حداکثر میتواند تا ۱ گیگابایت از فضای هاست استفاده کند. در صورتی که این فضا تکمیل شود، تا زمان پاکسازی یا افزایش فضا، ایمیل جدیدی دریافت نخواهد شد.
گزینه ۲: فضای نامحدود (Unlimited)
اگر این گزینه را روی حالت «Unlimited» قرار دهید، ایمیل میتواند بهصورت نامحدود از فضای هاست استفاده کند. با این حال، توصیه میشود در صورتی که فضای هاست شما محدود است، حتماً مقدار مشخصی برای این بخش تعیین کنید تا از پر شدن ناگهانی فضای هاست جلوگیری شود.
گزینه ۳: Plus Addressing
این بخش مربوط به قابلیتی به نام Plus Addressing است که برای نظمدهی بهتر ایمیلها، بهویژه در کسبوکارها، کاربرد زیادی دارد. با فعالسازی این قابلیت میتوانید به ایمیل اصلی خود برچسب اضافه کنید. برای مثال، اگر ایمیل اصلی شما info@domain.com باشد، میتوانید از آدرسهایی مانند info+shop@domain.com یا info+support@domain.com استفاده کنید. در صورت فعال بودن این گزینه، برای هر برچسب (مانند shop یا support) یک پوشه جداگانه ساخته میشود و ایمیلها بهصورت خودکار در پوشه مربوطه دستهبندی خواهند شد.
اگر برروی گزینه پایین یعنی Do Not Automatically Create Folders کلیک شود, فولدری ساخته نمیشود و همه ایمیلها در Inbox اصلی ذخیره میشوند.
گزینه ۴: ارسال ایمیل خوشامدگویی
در صورت فعال بودن این گزینه، پس از ساخت ایمیل، یک پیام خوشامدگویی به همان آدرس ایمیل ارسال میشود. در این ایمیل، اطلاعات مورد نیاز برای اتصال ایمیل به نرمافزارهای مدیریت ایمیل مانند Outlook درج شده است.
در نهایت پس از گذراندن تمام این مراحل باید برروی گزینه “Create” کلیک شود تا ایمیل برای شما ساخته شود. و با پیام زیر روبرو میشوید.
تا این مرحله، بخش اول آموزش ساخت ایمیل در هاست و تنظیم آن روی Outlook انجام شده است. در ادامه باید ایمیلی که ساختهاید را به نرمافزار Outlook متصل کنید. برای انجام این کار، میتوانید از سه روش مختلف استفاده کنید که در ادامه هر کدام بهصورت جداگانه توضیح داده میشود.
- تحت وب یا نسخه دسکتاپ
- اپلیکیشن موبایل
- نرم افزار ویندوز
اطلاعات سرور ایمیل
برای آنکه این ایمیل را به Outlook متصل کنید, باید علاوه بر یوزنیم و پسورد, اطلاعات سرور را داشته باشید. برای این کار مجددا در کنترل پنل هاست خود, در قسمت Email Accounts ایمیلی که ساختهاید را پیدا کنید و روی گزینه Connect Devices کلیک کنید.
پس از آن, در صفحه باز شده اطلاعات Incoming Server (دریافت) و Outgoing Server (ارسال) که مربوط به سرور ایمیل است, را مشاهده میکنید.
پروتکلهای ایمیل IMAP و POP3
پروتکل در دنیای فناوری، یک مجموعه قواعد و استاندارد برای ارتباط بین دستگاهها و سیستمها است. پروتکلها مشخص میکنند که چگونه دادهها منتقل شوند، چه فرمتی داشته باشند و چگونه خطاها مدیریت شوند.
پروتکل IMAP
IMAP که به اختصار (Internet Message Access Protocol) است, پروتکل برای مدیریت ایمیلها برروی سرور است.
با IMAP، ایمیلها روی سرور باقی میمانند و میتوان از چند دستگاه مختلف (مانند لپتاپ، موبایل یا وب) به یک حساب ایمیل دسترسی داشت. هر تغییری که روی ایمیلها انجام شود،برروی تمام دستگاهها اعمال میشود. این تغییرات از جمله حذف, انتقال به پوشه, خواندن و … است. پورت معمول برای اتصال امن IMAP، 993 با SSL/TLS است.
پروتکل POP3
POP3 که به اختصار (Post Office Protocol version 3) است, یک پروتکل برای دانلود ایمیلها برروی یک دستگاه خاص است. معمولاً ایمیلها پس از دانلود از سرور حذف میشوند، مگر آنکه گزینه نگهداری فعال باشد. تفاوت این پروتکل با IMAP در این است که تغییراتی که روی ایمیلها انجام میشود، تنها روی همان دستگاه اعمال میشود و در دستگاههای دیگر دیده نمیشود. پورت معمول برای اتصال امن POP3، 995 با SSL/TLS است.
در این آموزش راهاندازی ایمیل را با پروتکل iMAP انجام خواهیم داد و در ادامه شیوه انجام آن را توضیح میدهیم.
دانلود و اتصال Outlook
حال باید صفحه outlook را باز کنید. توجه کنید اگر این نرمافزار را در سیستم خود نداشتید، باید از طریق سایتهای معتبر نرمافزار مایکروسافت آفیس را دانلود کنید. برنامه outlook در دسته نرمافزارهای مایکروسافت آفیس است. پس از نصب و باز کردن برنامه باید آدرس ایمیل برروی هاست را در این قسمت وارد کنید.
پس از آن, در صفحه بعدی باید برروی گزینه IMAP کلیک کنید.
پس از آن در صفحهای که مقابل شماست باید اطلاعاتی را که از ایمیل در هاست برداشتید وارد کنید. برای این منظور به ترتیب زیر عمل کنید:
گزینه ۱: Incoming Mail Server
در این قسمت باید آدرس سرور دریافت ایمیل را وارد کنید که معمولاً بهصورتmail.yourdomain.com میباشد.
گزینه ۲: پورت ورودی
در این بخش شماره پورت مربوط به سرور دریافت ایمیل را وارد کنید.
گزینه ۳: نوع رمزگذاری ورودی
این گزینه را روی حالت SSL/TLS قرار دهید تا ارتباط بهصورت امن برقرار شود.
گزینه ۴: Outgoing Mail Server
در این قسمت آدرس سرور ارسال ایمیل را وارد کنید که معمولاً مشابه سرور ورودی و بهصورتmail.yourdomain.com است.
گزینه ۵: پورت خروجی
عدد پورت را روی 465 یا 587 تنظیم کنید. پیشنهاد میشود ابتدا پورت 465 را امتحان کنید.
گزینه ۶: نوع رمزگذاری خروجی
در صورتی که از پورت 465 استفاده میکنید، این گزینه را روی SSL/TLS قرار دهید و اگر پورت 587 را انتخاب کردهاید، گزینه STARTTLS را تنظیم کنید.
نکته مهم این است که تیک گزینه “Require logon using Secure Password Authentication ” حتما خاموش باشد.
در نهایت برروی گزینه next کلیک کنید. در صفحه جدید باید پسورد ایمیل خود را وارد کند و برروی گزینه Connect کلیک کنید.
در این مرحله توجه داشته باشید که در صورت دریافت خطا، ممکن است مشکل از نوع اینترنت یا سرویسدهنده اینترنت شما باشد. در چنین شرایطی میتوانید اینترنت خود را تغییر دهید یا اتصال را از طریق هاتاسپات موبایل امتحان کنید. اگر تمامی اطلاعات را بهدرستی وارد کرده باشید، ایمیل ساختهشده روی هاست با موفقیت به نرمافزار Outlook متصل میشود و پیامی مشابه تصویر زیر برای شما نمایش داده خواهد شد.
در صورتیکه تمایل به اتصال اکانت خود به اپلیکیشن موبایل outlook را دارید، تیک این گزینه مشخص شده را فعال بگذارید، در غیر این صورت برروی گزینه “Done” کلیک کنید. پس از آن به صفحه اصلی نرم افزار Outlook منتقل خواهید شد.
در ادامه تمامی گزینههای این صفحه را باهم مرور خواهیم کرد. ابتدا نوار ابزار بالا را مورد بررسی قرار خواهیم داد.
File: این گزینه برای تنظیمات اکانت، اضافه کردن اکانت جدید، تنظیمات خروجی گرفتن و … استفاده میشود.
Home: در حال حاضر در تصویر این تب فعال است و گزینههای آن عبارتنداز:
- New Email : نوشتن ایمیل جدید
- Delete : پاک کردن ایمیل انتخابشده
- Archive : آرشیو کردن ایمیلها
- Move : انتقال ایمیل به فولدر دیگر
- Reply / Reply All / Forward : پاسخ، پاسخ به همه، فوروارد
- Move to? : انتقال سریع ایمیل به فولدر پیشنهادی
- Unread/Read : تغییر وضعیت خوانده/خواندهنشده
- Search People : جستجوی مخاطبین
- Send/Receive All Folders : همگامسازی همه پوشهها و دریافت ایمیلهای جدید
Send / Receive: این تب مربوط به همگامسازی ایمیل است و گزینههای آن عبارت است از:
- Send/Receive All Folders :همه پوشههای ایمیل (Inbox, Sent, Drafts …) را با سرور همگام میکند.
- Send All : فقط ایمیلهایی که در Outbox هستند را میفرستد.
- Update Folder : فقط پوشهای که در لحظه آن را انتخاب کردهای را بروز میکند.
- Show Progress :پنجره وضعیت ارسال/دریافت ایمیلها را باز میکند این بخش برای دیدن خطاهای SMTP/IMAP بسیار کاربردی است.
- Cancel All: توقف و کنسل کردن.
- Work Offline: این گزینه باعث میشود Outlook از سرور ایمیل جدا شود و فقط با ایمیلهای ذخیرهشده روی کامپیوتر کار کند. برای زمانی که دسترسی به اینترنت ندارید کاربردی است.
در قسمت سه نقطه هم باقی گزینهها از جمله:
- Download Headers: این گزینه فقط سرفصلهای ایمیلها (Header) را از سرور دانلود میکند.
- Mark To Download: علامتگذاری برای دانلود ایمیل.
- Unmark To Download: برداشتن علامتگذاری برای دانلود ایمیل.
- Process Marked Headers: پس از علامتگذاری با این گزینه، ایمیل کامل دانلود میشود.
View: تب مخصوص ظاهر و نمایش ایمیلها است، گزینههای آن به شرح زیر است:
- Change View: میتوانید نوع نمایش ایمیلها را تغییر دهید (مثلاً Compact، Single، Preview).
- Current View: نشان میدهدهماکنون کدام ایمیل فعال است و میتوانید آن را ویرایش یا سفارشی کنید.
- Arrange By: ایمیلها بر اساس چه فاکتوری مرتب شوند: تاریخ، فرستنده، موضوع، اندازه و …
- Reverse Sort: جهت مرتبسازی را برعکس میکند (مثلاً از جدیدترین به قدیمیترین یا بالعکس).
- Use Tighter Spacing : این گزینه فضای بین خطوط ایمیلها را کمتر میکند. با این کار تعداد ایمیل بیشتری در یک صفحه نمایش دادهمیشود.
- Layout: کنترل پنجرهها و تم صفحه.
- Immersive Reader: ابزار مخصوص خواندن راحتتر ایمیلها.
- Arrangement: مشابه Arrange By با تعداد دیگری گزینه برای دسته بندی و مرتب سازی است.
- Add Column: اجازه ساخت ستونهای جدید برای دستهبندی ایمیلها را میدهد. مانند Flag Status، Categories، Attachments
- Expand/Collapse: امکان باز و بستن سریع پوشهها را میدهد.
Help: این تب برای دریافت پشتیبانی و راهنمایی است. گزینههای آن به شرح زیر است:
- Help: برای دسترسی به مرکز مستندات نرم افزار و راهنمایی استفاده میشود.
- Contact Support: برای پشتیبانی مستقیم با شرکت مایکروسافت استفاده میشود.
- Feedback: امکان ارسال بازخورد عمومی در این قسمت است.
- Suggest a Feature: این گزینه برای پیشنهاد قابلیتهای جدید در نرم افزار است.
- Show Training: دسترسی به آموزشهای ویدیویی این نرم افزار در این قسمت است.
- Support Tools: مجموعه ابزارهایی برای عیبیابی, ممکن است شامل تست اتصال، بررسی خطاها و دیگر ابزارهای فنی باشد.
- Getting Diagnostic: از این گزینه برای اجرای تشخیص مشکلات فنی ارائه گزارش استفاده میشود و معمولاً زمانی کاربرد دارد که پشتیبانی یا خودتان بخواهید علت خطاها را بررسی کنید.
پس از تب بالا، تب گوشه سمت چپ را بررسی میکنیم. گزینههای این تب به شرح زیر است:
- Favorites: پوشههای پرکاربرد را در این قسمت میتوانید ببینید. برای مثال پوشه Inbox.
- Inbox : صندوق ورودی ایمیلهای دریافتی است.
- Drafts (This computer only) : ایمیلهای پیشنویس فقط برروی همین کامپیوتر ذخیره میشود.
- Outbox : ایمیلهایی که هنوز ارسال نشدهاند یا در حال ارسال هستند.
- RSS Feeds :خبرخوان RSS (معمولاً زیاد کاربردی ندارد.)
- Sync Issues (This computer only): این بخش مربوط به خطاها و مشکلات همگامسازی ایمیلهاست که فقط روی همین سیستم کامپیوتری ثبت و نمایش داده میشوند و تأثیری روی سایر دستگاهها ندارند.
- Search Folders : از این قسمت میتوانید پوشهها را با گذاشتن فیلتر جستجو کنید.
تست اتصال موفق
پس از این, باید از اتصال موفق ایمیل ساخته شده برروی هاست به outlook اطمینان حاصل کنید. برای این منظور ابتدا چک کنید که پایین سمت راست حتما عبارت Connected نوشته شده باشد. در صورتی که عبارتهایی مانند Working Offline یا Disconnected نوشته شده باشد, یعنی اتصال برقرار نیست.
در روش دوم باید یک ایمیل آزمایشی به آدرس ایمیل ساختهشده ارسال کنید. برای این کار میتوانید از یک ایمیل دیگر استفاده کنید یا حتی از داخل همین Outlook، یک پیام از همان ایمیل به خودش ارسال نمایید. برای انجام این کار، روی گزینه New Email کلیک کرده و در قسمت گیرنده، آدرس ایمیل ساختهشده روی هاست را وارد کنید.
پس از ارسال اگر اتصال برقرار باشد در قسمت صندوق ورودیهای ایمیل، این ایمیل ارسال شده نمایش داده میشود.
سخن آخر
در این مقاله، آموزش ساخت ایمیل در هاست و تنظیم آن روی Outlook بهصورت کامل ارائه شد. با انجام این مراحل میتوانید گام مؤثری در جهت برندسازی حرفهای کسبوکار خود بردارید و تمامی ایمیلها را بهصورت یکپارچه و قدرتمند در نرمافزار Outlook مدیریت کنید. توجه داشته باشید در هر مرحله از این مسیر، اگر پرسشی برایتان پیش آمد، میتوانید از بخش پرسشها سؤال خود را مطرح کرده و منتظر دریافت پاسخ و راهنمایی باشید. موفق و پیروز باشید.
تیم محتوا نویسنده مطلب
تیم تولید محتوا در مهارت وب وظیفه نگارش مقالات تخصصی را برعهده داشته که به کمک نویسندگان مختلف این مقالات آموزشی تولید شده و جهت استفاده کاربران در سایت منتشر میشود.
